ادارات آینده

در گذشته اداره جایی بود که افراد از روی اجبار به آن می‌رفتند. جلسات در اتاق‌های کنفرانس و به صورت حضوری برگزار می‌شد. میزها بخش بزرگی از فضا را اشغال می‌کردند. اما این قلمرو اکنون در معرض تهدید قرار دارد. همه‌گیری فضای اداری را در رقابت با دورکاری قرار داد و سوالات زیادی را درباره چگونگی طراحی آن در آینده پیش کشید. 

بحث را با کاربری اداره شروع می‌کنیم. اداره در گذشته مکانی بود که کارمندان هر شکل از کار خود را در آن انجام می‌دادند. اکنون مفاهیم دیگری از نقش اداره در کانون توجه هستند. برخی افراد اداره را مکان فرعی جدید می‌دانند که هدفش آن است که افراد را به صورت فیزیکی گرد هم آورد تا کارهایی را انجام دهند که از طریق دورکاری امکان‌پذیر نیستند. افراد در اداره روابط عمیق‌تری را شکل می‌دهند و در زمان واقعی با یکدیگر در پروژه‌های خاص همکاری می‌کنند. دیگران اداره را یک مقصد می‌دانند: جایی که باعث می‌شود افراد زودتر از رختخواب برخیزند و با کسانی اختلاط کنند که شاید مبتلا به کووید19 باشند. این دیدگاه نیز جالب به نظر می‌رسد. 

به عبارت دیگر، ساختاری که در آن افراد هر روز در میزهایی در یک ردیف و در کنار همکاران می‌نشینند قدیمی و مربوط به سال 2019 است. وقتی تعداد کمتری از کارمندان به اداره بیایند و تاکید بیشتری بر همکاری باشد میزهای کمتری به تک‌تک افراد تعلق می‌گیرد. به جای آن مکان‌های مشترک یا «محله‌»‌ها شکل می‌گیرند که در آن اعضای تیم‌ها با انعطاف بیشتر کنار یکدیگر کار می‌کنند. استفاده از میزهای مشترک (میز داغ) ضرورت وجود فضایی برای وسایل شخصی را پیش می‌کشد، بنابراین کمدهای شخصی به زندگی بازمی‌گردند. 

یک تاکتیک برای پر کردن شکاف بین تیم‌ها آن است که فضای بیشتری به محل نمایش کار هر کدام از ادارات اختصاص یابد، به‌گونه‌ای که افرادی که هیچ‌گاه یکدیگر را در زوم (Zoom) نمی‌بینند بتوانند نمونه‌هایی از کارهای همکاران را مشاهده کنند. گزینه دیگر آن است که به همه نوشیدنی تعارف شود. در این حالت انتظار داریم که فضای بیشتری به معاشرت و مراسم اختصاص یابد. کافه‌ تریای ادارات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. 

رابین آویا از شرکت معماری جنسلر (Gensler) می‌گوید تقاضاهای زیادی برای مکان‌هایی مانند سالن اجتماعات دریافت کرده است؛ مکان‌هایی که مراجعه‌کنندگان بتوانند تجربه جدیدی در آنها داشته باشند. 

علاوه بر این، طراحی ادارات پس از دوران کووید باید امکان کار ترکیبی را فراهم کند. جلسات باید هم پذیرای حضور فیزیکی و هم پذیرای حضور مجازی باشند بنابراین استفاده از دوربین‌ها، صفحات نمایش و میکروفن‌ها افزایش می‌یابد. دفاتر کار شرکت جنسلر در نیویورک اتاق جلسات کوچکی دارند که در آن یک میز نیم‌دایره با صفحه‌نمایشی بر روی دیوار قرار می‌گیرد. 

چهار یا پنج نفر می‌توانند دور میز و روبه‌روی صفحه نمایش (نه روبه‌روی یکدیگر) بنشینند. 

تنوع موضوع دیگر است. ممکن است افراد نخواهند صبح با یکدیگر کار کنند اما بعد از ظهر بر روی چیزی تمرکز کنند. رایان اندرسون از بنگاه هرمان میلر، تولیدکننده مبلمان اداری، تفاوت بین‌ ادارات قبل و پس از همه‌گیری را همانند تفاوت بین هتل و خانه می‌داند. هتل‌ها اتاق‌هایی را در اختیار تک‌تک افراد می‌گذارند اما خانه‌ مکانی برای اقامت چندساله یک خانواده است و فعالیت‌های مختلفی را می‌توان در آن انجام داد. 

همه اینها نیاز به انعطاف‌پذیری را گوشزد می‌کنند. اضافه کردن محل قرارگیری لپ‌تاپ‌ها آسان است اما دیگر مبلمان اداری را نمی‌توان به راحتی تغییر داد. به عنوان مثال، میزها به خاطر وجود کابل‌ها و دوشاخه‌ها اغلب‌ به زمین چسبیده‌اند. شاید ادارات آینده میزهایی چرخ‌دار داشته باشند و نوشیدنی‌ها نیز روی آنها قرار گیرند. احتمالاً اتاق‌های جلسات نیز انعطاف بیشتری خواهند داشت و دیوارهای آنها را می‌توان بلند کرد یا به طرفین کشاند. 

اگر معاشرت و انعطاف‌پذیری را دو ویژگی ادارات پس از همه‌گیری بدانیم موضوع سوم داده‌ها خواهد بود. مدیران منابع انسانی و مدیران املاک داده‌های بیشتری می‌خواهند تا درک کنند از تاسیسات چگونه بهره‌برداری می‌شود و در چه روزها و ساعاتی افراد بیشتر به اداره می‌آیند. کارمندان به داده‌های بیشتری درباره خطرات سلامت -مثلاً کیفیت تهویه در اتاق‌های جلسات یا امکان رهگیری همکاران مبتلا به تازه‌ترین سویه کووید 19- نیاز دارند. 

در پاسخ به این تقاضا، داده‌ها با حجم بیشتری جریان می‌یابند. این داده‌ها از حسگرهای روی میزها، سیستم روشنایی و همچنین ابزارهای رزرو میزها و اپلیکیشن‌های مدیریت بازدیدکنندگان تامین می‌شوند. این پرسش بیش از پیش مطرح می‌شود که چه کسانی باید داده‌های مربوط به افراد حاضر در اداره را داشته باشند و چه سازوکارهایی برای کسب موافقت افراد در زمان گردآوری اطلاعات لازم هستند. 

اگر همه اینها را کنار هم بگذاریم به چه چیز می‌رسیم؟ از دیدگاه افراد خوش‌بین، ادارات آینده محیطی جادار و سرشار از همکاری است که ارزش صرف زمان رفت‌و‌آمد را دارند. از نظر افراد بدبین اداره ساختمانی پر از کارمندان تحت نظر خواهد بود. در واقعیت،‌ این ملاحظات عملی از جمله زمانی که در اداره صرف می‌شود، محدودیت‌های فیزیکی ساختار اداره و ابهام درباره مسیر همه‌گیری هستند که سرعت تغییرات را تعیین می‌کنند. هر اتفاقی که بیفتد اداره‌های آینده شبیه ادارات گذشته نخواهند بود.