بزرگ‌ترین قربانیان بوروکراسی

از مهم‌ترین چالش‌های اقتصادی ایران دخالت دولت در بازار، حاکمیت بر اقتصاد و سازمان‌های دولتی عریض، طویل و ناکارآمد است. کمتر کسی وجود دارد که ساعت‌ها از وقت خود را در راهروها و طبقات سازمان‌های دولتی بیهوده نگذرانده باشد یا دنبال فردی آشنا برای تسهیل در کارهایش نباشد، شاید هم مجبور شود برای انجام سریع کارهایش رشوه بپردازد. اما به راستی ریشه این مشکلات کجاست؟ چه عواملی این مشکلات را تشدید می‌کنند؟ و در نهایت، راه‌حل‌های رهایی از این مشکلات چیست؟ جواب به سوالاتی از این دست اولین قدم در حل مشکلات ناکارآمدی و فساد در سازمان‌های دولت‌محور است. یکی از مشکلات مهم اقتصادها، حاکمیت دولت بر اقتصاد است و این مشکل زمانی بحرانی می‌شود که این اقتصاد بسیار سیاست‌زده باشد، در چنین سیستمی مدیران شایسته بسیار کم می‌شوند و افراد با توجه به روابط سیاسی با جناح حاکم می‌آیند و با رفتن آن جناح می‌روند. این روند سیستم ادارات دولتی را به شدت کند، ناکارآمد و فاسد می‌کند و با سازمان‌هایی مواجه می‌شویم که هدف‌گذاری خاصی ندارند، بدون استراتژی پیش می‌روند، وجدان کاری کارمندان کمرنگ شده، استخدام‌ها فرمایشی و غیراصولی می‌شوند، افراد شایسته ارتقای شغلی پیدا نمی‌کنند و به مرور بی‌انگیزه می‌شوند، مدیرانی که با روابط سیاسی آمده‌اند مجبورند به دولت وقت امتیازهایی دهند و اگر خوش‌بینانه نگوییم بهره‌وری صفر می‌شود ولی به وضوح می‌توان دید که حد بهره‌وری به سمت صفر میل پیدا می‌کند و این چیزی نیست جز مرگ بهره‌وری و اخلاق حرفه‌ای.

انگیزه

یکی از مشکلات روز سازمان‌های دنیا راه‌های ایجاد انگیزه در کارمندان است که این ایجاد انگیزه در سازمان‌های دولتی که وظایف روزانه عمدتاً تکراری است بسیار حساس و مشکل است. استخدام مادام‌العمر (30‌ساله) همان‌قدر که برای افراد آرامش خیال به ارمغان می‌آورد به همان میزان بی‌انگیزگی نیز ایجاد می‌کند. استخدام مادام‌العمر شاید در کشورهای شرق آسیا که وجدان کاری زیادی دارند بهره‌وری را افزایش دهد ولی قطعاً در برخی کشورها که وجدان کاری در آن کمرنگ است نتیجه معکوس دارد و بهتر است از مدل‌هایی که همزمان آرامش نسبی و پویایی ایجاد می‌کنند استفاده شود، نظیر استخدام‌های هشت‌ساله و تمدید قرارداد هشت سال دوم به شرط نتیجه ارزیابی عملکرد هشت سال اول. از دیگر مشکلات ایجاد انگیزه در سازمان‌های دولتی ایران پر‌رنگ بودن روابط فردی و سیاسی در ارتقای شغلی است که به شدت بر انگیزه کارمندان تاثیر منفی دارد.

استخدام

یکی از مهترین اقدامات برای سازمان‌های دولتی استخدام افراد شایسته است. تصمیمات استخدامی مناسب، پایه و اساس عملکرد بهتر سازمان را تشکلیل می‌دهند و در مقابل تصمیمات استخدامی نامناسب سطح عملکرد سازمان را پایین می‌آورد و جبران آن پر‌هزینه و دردآور است. استخدام کردن مستلزم تعیین دقیق الزامات شغلی، خصوصیات مورد نیاز برای انجام موفق مسوولیت‌های محوله و انتخاب متقاضی مناسب است. استخدام فرآیندی پنج مرحله‌ای است که این پنج مرحله عبارتند از: تعیین الزامات شغلی، فراخوان داوطلبان مناسب، انجام مصاحبه، ارزیابی متقاضیان و در نهایت تصمیم‌گیری و ارائه پیشنهاد شغلی. به واقع می‌توان گفت تقریباً هیچ کدام از پنج مرحله مذکور در سازمان‌های دولتی ایران به درستی و علمی انجام نمی‌شود و این شیوه غلط استخدام مرسوم خود یکی از عوامل ناکارآمدی سازمان‌هاست.

ارزیابی عملکرد

در زمانه‌ای که رقابت و تغییرات سریع شدت گرفته است، سازمان‌ها ناگزیرند پیوسته به بهبود عملکردشان بیندیشند. توانایی سازمان‌ها در خلق نتایج مهم مثل رضایت مشتریان، فرآیندهای کاراتر و پاسخگوتر و کارکنان بهره‌ور و همسو با اهداف استراتژیک از جمله مواردی است که همه سازمان‌ها باید به دنبال آنها باشند. اما چیزی که اندازه گرفته نشود، امکان مدیریت ندارد. چگونه مدیران بدون پایش تغییرات شاخص‌های کلیدی عملکرد متوجه شرایط سازمان خود می‌شوند؟ یکی از دلایل مهم عدم کارایی سازمان‌های دولتی نحوه ارزیابی عملکرد واحدها و کارکنان است. ارزیابی عملکرد جواب خیلی از سوالات را می‌دهد، پاسخ به سوالاتی نظیر کارکنان چه اندازه در تحقق اهداف توفیق داشتند؟ به چه کسی پاداش بدهیم؟ به چه میزان پاداش بدهیم؟ برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی برای سال آینده چگونه باشد؟ و پاسخ بسیاری از سوالات دیگر. در واقع ارزیابی عملکرد اصولی، بازوی اجرایی ایجاد انگیزه در کارمندان و بهره‌وری سازمان است.

هدف‌گذاری

یکی دیگر از مشکلات سازمان‌های دولتی ضعف در هدف‌گذاری است. در سازمان‌های موفق هدف‌گذاری برای واحد، افراد تحت مدیریت، همکاران و مدیران ارشد یکی از اصلی‌ترین مسوولیت‌های مدیران است. اهداف، راهنمای مدیران و کارکنان هستند و فعالیت‌های آنها را در کارهای روزمره‌شان جهت می‌دهد. افراد بدون داشتن هدف، کارهایشان سمت و سویی ندارد، در دریای بیکران سازمان غوطه‌ور هستند و نمی‌دانند هزینه و زمان خود را کجا خرج کنند. هدف‌گذاری فرآیندی رسمی است که طی آن مقاصد و اهدافی که برای واحد سازمانی در نظر داریم، تعریف می‌شود. هدف‌گذاری چشم‌انداز بلندمدت برای سازمان خلق کرده و به این ترتیب در مدیران و کارمندان انگیزه قوی ایجاد می‌کند. مزیت مهم هدف‌گذاری کمک به مدیران سازمان در نحوه تمرکز منابع و وقت است. مدیران با تعیین اهداف و اندازه‌گیری میزان تحقق آنها، دستاورد بزرگی برای سازمان خود خلق می‌کنند. بعضی از این دستاوردها عبارتند از ایجاد جهت‌گیری واحد در سازمان، تمرکز بر کارهایی که باید روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه انجام شوند که این تمرکز حاصل از هدف‌گذاری باعث اولویت‌بندی سازمان می‌شود و همچنین ایجاد انگیزه در کارمندان و بهبود رضایت شغلی.

مدیریت استراتژیک

میزان اثربخشی هر سازمان بستگی به قدرت مدیریت در به‌کارگیری ابزارهای متنوع مدیریتی دارد، یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریتی در مسیر پیشرفت و موفقیت، مدیریت استراتژیک است. مدیریت استراتژیک ابزاری مدیریتی است که به سازمان در اجرای بهتر کارها، متمرکز کردن منابع و انرژی، اطمینان از هم‌راستا بودن تلاش اعضا و کارکنان و ارزیابی موفقیت و تطبیق درست در رویارویی با محیط متغیر کمک می‌کند. برنامه‌ریزی استراتژیک یک تلاش سازمان‌یافته، منسجم و منضبط برای تصمیم‌گیری و انجام کارهای بنیادین است که به عنوان راهنما، پیش‌بینی سازمان از آینده را نشان می‌دهد. متاسفانه تفکر و مدیریت استراتژیک در سازمان‌های دولت‌محور ایران در حد حرف و نقشه زیبایی که داشتن آن باعث افتخار است باقی مانده و عملی نمی‌شود. این امر علت‌های بسیاری دارد که به سازمان‌های دولتی ایران نیز ضربه می‌زند و انگیزه کارمندان را سرکوب می‌کند. اگر خوش‌بینانه نگاه کنیم اقتصاد سیاست‌زده ایران اجازه برنامه‌ریزی بیشتر از هشت سال را به سیاستگذار نمی‌دهد و هر هشت سال اهداف جناح حاکم تغییر می‌کند، البته اندک سازمان‌هایی هستند که به علت مهم بودن و در ویترین کشور قرار داشتن در آنها برنامه‌ها به‌خوبی اجرا می‌شوند و آینده‌ای برای آنها ترسیم شده تا کارمندان و مدیران حتی با تغییر دولت و جناح حاکم نیز، مسیر خود را ادامه دهند و هدف خود را بدانند. سازمان‌هایی نظیر انرژی اتمی جزو اندک سازمان‌های دولتی هستند که همواره به خوبی فعالیت خود را انجام داده‌اند و تغییرات جناح حاکم کمتر بر آنها تاثیر گذاشته است.

تفکر سیستمی و وجدان کاری

در میان تمام علت‌های گفته‌شده، دو موضوع هستند که بیشتر از بقیه باعث تشدید اثرات مخرب مدیریت دولت بر سازمان‌ها شده‌اند، اثراتی نظیر ناکارآمدی و فساد در سازمان‌ها. متاسفانه دو موضوعی که در کشور بسیار کم به آن توجه شده تفکر سیستمی و وجدان کاری است. موضوعی که کار را سخت می‌کند این است که هر دو مورد نیاز به آموزش‌هایی به‌روز و پیشرفته از سنین پایه دارند و شاید تربیت نسلی با تفکر سیستمی و وجدان کاری سال‌ها به طول انجامد. موضوعی که تمام کشورهای پیشرفته جهان به آن توجه خاصی دارند ولی در ایران یتیم باقی مانده.

در نتیجه اگر بخواهیم به قطعات مهم پازل ناکارآمدی و فساد در سازمان‌های دولتی اشاره کنیم می‌توان از شش مورد زیر به عنوان مهم‌ترین عامل‌ها نام ببریم:

■ کارمندان و سازمان‌های بدون هدف (افراد بدون داشتن هدف، کارهایشان سمت و سویی ندارد و در دریای بیکران سازمان غوطه‌ور هستند).

■ فرآیند استخدام نامناسب (تصمیمات استخدامی مناسب، پایه و اساس عملکرد بهتر سازمان را تشکلیل می‌دهند).

■ نبود انگیزه در اثر استخدام مادام‌العمر (استخدام مادام‌العمر (30‌ساله) همان‌قدر که برای افراد آرامش خیال به ارمغان می‌آورد به همان میزان بی‌انگیزگی نیز ایجاد می‌کند).

■ اهمیت ندادن به ارزیابی عملکرد مدیران و کارمندان سازمان‌های دولتی (چیزی که اندازه گرفته نشود، امکان مدیریت ندارد).

■ نبود بستر فرهنگی و زمینه لازم برای برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک به علت اقتصاد سیاست‌زده

■ کم‌توجهی آموزش‌وپرورش به آموزش تفکر سیستمی و وجدان کاری.

اما اگر بخواهیم به راه‌حل‌های مبارزه با فساد و ناکارآمدی سازمان‌های دولتی اشاره کنیم، در کوتاه‌مدت باید فرآیند خصوصی‌سازی اصولی و آموزش مدیران را در پیش‌گیریم و در بلند‌مدت باید آموزش‌های مربوط به تفکر سیستمی و وجدان کاری را در اولویت سیستم آموزشی قرار دهیم.