آینده جلسات

ترجمه: جواد طهماسبی- سالن ورودی ساختمان می‌تواند اولین تاثیر یک کسب‌وکار را شکل دهد. بازدیدکنندگان ساختمان بانک سرمایه‌گذاری جفریز در نیویورک در بدو ورود بخشی از دیوار برلین را می‌دیدند که از دولت آلمان شرقی خریداری شده بود. در دفتر لندن شرکت حقوقی اسلوتر، آب از یک دهلیز به داخل یک حوض می‌ریزد که از سنگ‌های طبیعی ساخته شده است. اداره مرکزی غول نرم‌افزاری سیلز فورس در سانفرانسیسکو با یک صفحه نمایش بزرگ 106 فوتی به اندازه دیوار به مهمانان خوشامد می‌گوید. این صفحه همه چیز از تصاویر آبشارهای آرامش‌بخش تا کلیپ‌های پک من (Pac Man) را به نمایش می‌گذارد. زمانی که کووید 19 دفاتر و ادارات را در سراسر جهان تعطیل کرد، وظیفه شکل‌دهی اولین تاثیر مهم بر دوش تماس‌های تصویری افتاد. با آغاز دورکاری کارکنان، جلسات شرکت‌ها با زیردستان، همکاران، مراجعان و سرمایه‌گذاران تقریباً به طور کامل به فضای مجازی انتقال یافت. هر فعالیتی مانند بازبینی عملکرد، مجمع سهامداران، نمایشگاه‌ها و عرضه اولیه سهام که در گذشته افراد را گرد هم می‌آورد اکنون در فضای مجازی اجرا می‌شود. از مارس 2020 تاکنون بورس نزدک در نیویورک بیش از 150 مراسم مجازی «نواختن زنگ» اجرا کرده است. بورس هنگ‌کنگ حداقل 140 مراسم داشته است. مجموع میزان زمانی که افراد در سکوی کنفرانس تصویری مایکروسافت تیمز (Teams) می‌گذرانند سه برابر شد و به 45 میلیون ساعت در روز رسید. زوم (Zoom) که یک بنگاه نوپای نیمه‌موفق به شمار می‌رفت به یک فصل کاربردی در زبان تبدیل شد. اکنون که شرکت‌های زیادی در حال بازگشایی ادارات هستند و ترتیبات کاری و امور را به شکلی ترکیبی درمی‌آورند در رویکرد خود نسبت به جلسات نیز بازنگری می‌کنند. چه خوشتان بیاید و چه از آن نفرت داشته باشید، جلسات و مراسم پرهیاهو بخشی ذاتی از بازرگانی مدرن هستند. بنابراین مدیران باید تصمیم بگیرند کدام قسمت‌ها از تجربه دورکاری شرکت را نگه دارند. نظرسنجی زوم از بیش از هفت هزار نفر در 10 کشور نشان داد دوسوم از مردم ترجیح می‌دهند در آینده ترکیبی از جلسات مجازی و حضوری داشته باشند. بنابراین آینده جلسات همانند آینده کارها بخشی از راه دور و بخشی دیگر به شکل حضوری خواهد بود. جلسات کاملاً مجازی حذف نخواهند شد. ارزش سهام زوم در 30 آگوست به شدت کاهش یافت اما این کاهش واکنشی به این اعلان بود که رشد آن در تازه‌ترین سه‌ماهه کند شده است. بنگاه خدماتی لومی (Lumi) که به سازمان‌دهی جلسات سهامداران کمک می‌کند می‌گوید 90 درصد از جلسات امسالش به‌طور کامل از راه دور برگزار می‌شوند در حالی که این میزان در سال 2019 فقط 11 درصد  بود. شرکت «تبادل باز» (Open Exchange) که رویدادهای مجازی و ترکیبی را برای شرکت‌ها و سرمایه‌گذاران برگزار می‌کند انتظار دارد در سال 2021 بیش از 200 هزار رویداد را برگزار کند. تعداد رویدادهای شرکت در سال 2019 فقط چهار هزار بود. پیدایش سویه دلتای کووید 19 شرکت‌ها را وادار کرد بازگشت کامل به فضای فیزیکی را به تاخیر اندازند. اما این تنها دلیل نیست. جلسات مجازی این امکان را فراهم می‌سازند که افراد بیشتری در جلسه حضور داشته باشند حتی اگر برخی از آنها به دوردست‌ها سفر کرده باشند. همچنین انعطاف‌پذیری جلسات آنلاین بیشتر است. طبق پژوهش شرکت دودل (Doodle)، در زمان همه‌گیری، کارمندان بریتانیایی جلسات را در زمانی برگزار می‌کردند که قبلاً در مسیر رفت‌وآمد به محل کار سپری می‌شد. همچنین به نظر می‌رسد کنفرانس تصویری بسیاری از اهداف را به خوبی برآورده می‌سازد. بنگاه مشاورتی دولیته از هزار مدیر اجرایی مرتبط با معاملات سهام خصوصی، ادغام و تملیک در آمریکا نظرسنجی کرد. 87 درصد از پاسخ‌دهندگان گفتند بنگاه‌هایشان توانسته‌اند در یک محیط کاملاً مجازی قراردادهایی را منعقد کنند. بیش از نیمی از آنها ترجیح می‌دهند پس از پایان همه‌گیری این رویه را حفظ کنند. اما گردهمایی‌های مجازی مشکلاتی نیز دارند. می‌توان جلسات زیادی را در یک روز برگزار کرد. این امر به پدیده‌ای می‌انجامد که در گفت‌وگوها و واژگان جدید به «خستگی زوم» شهرت یافته است. همچنین این جلسات معمولاً سروقت تمام نمی‌شوند. مطالعه شرکت مایکروسافت نشان می‌دهد میانگین طول جلسات برگزارشده در مایکروسافت تیمز ظرف یک سال از 35 به 45 دقیقه افزایش یافت. شاید دلیل این امر آن باشد که نشانه‌های فیزیکی وجود ندارند. مثلاً افراد از جا بلند نمی‌شوند که جلسه را ترک کنند  یا گروهی جدید پشت در نیستند که جلسه خودشان را در اتاق کنفرانس برگزار کنند. جلسات ترکیبی که در آن برخی افراد حاضرند و برخی دیگر تماس می‌گیرند چالشی جدید هستند. اکثر شرکت‌ها سرمایه‌گذاری مناسبی در فناوری‌های صوتی-‌تصویری انجام نداده‌اند. بنابراین اطمینانی نیست که تصویر و صدای شرکت‌کنندگان مجازی به خوبی دیده و شنیده شود و ممکن است آنها احساس کنند شهروند درجه دو هستند. در اکثر اتاق‌های جلسات زمان قبل از همه‌گیری به این‌گونه ملاحظات بعدها رسیدگی می‌شد. روشنایی ضعیف و جانمایی نامناسب میکروفن امری رایج تلقی می‌شد. این اشکالات فنی را می‌توان با فناوری بهتر و طراحی هوشمندانه‌تر فضای اداره برطرف ساخت. شرکت‌ها به صفحه نمایش‌های بزرگ‌تر و باکیفیت‌تر، دوربین‌های حسگر صدا که فرد گوینده را پیدا می‌کنند و دیگر ابزارهایی مجهزند که صدای پس‌زمینه را حذف می‌کنند. نرم‌افزارهای ضبط جلسات و تبدیل صوت به نوشتار در حال پیشرفت هستند و کارمندان مجبور نیستند که در تمام جلسات شرکت کنند. غول‌های سیلیکون‌ولی از قبیل مایکروسافت و فیس‌بوک می‌خواهند یک گام جلوتر بروند. آنها در حال ساخت یک واقعیت افزوده به نام متاورس (Metaverse) هستند که در آن کاربران از هر مکانی می‌توانند در زمان واقعی با یکدیگر تعامل برقرار کنند. اما همه قانع نشده‌اند. برخی شرکت‌ها به مقابله با فرهنگ فضای مجازی برخاسته‌اند. بسیاری از مدیران وال‌استریت موضع سختی را در قبال دورکاری و جلسات از راه دور اتخاذ کرده‌اند. جی‌پی مورگان چیس زودتر از دیگران کارمندان را به بازگشت به محل کار فرا خواند و اکنون از مدیران بانک‌ها می‌خواهد سوار هواپیما شوند و شخصاً و به‌طور حضوری با مشتریان دیدار کنند. جیمی دیمون رئیس جی‌پی مورگان ناوگان جت‌های خصوصی شرکت را در اختیار مدیران کل قرار داد. تابستان امسال مسابقه‌ای در بانک برگزار شد که در آن به کارمندانی که با مشتریان جلسات حضوری داشتند جوایزی داده می‌شد. جایزه عمدتاً صرف غذا با یک مدیر ارشد بود. احتمالاً آقای دیمون توجیهی برای این تصمیم دارد: از هر 10 پاسخ‌دهنده در نظرسنجی زوم هفت نفر گفتند که ملاقات حضوری با مشتریان اهمیت زیادی دارد. برخی نظرات خود در جریان جلسات و به‌طور ناگهانی مطرح می‌شوند. بسیاری از شرکت‌ها از ترس از دست دادن چنین نظراتی تصمیم گرفته‌اند فضای جلسات و امکانات را به‌گونه‌ای بازسازی کنند که کارمندان در هنگام حضور احساس آرامش داشته باشند. نظرسنجی بنگاه مشاورتی املاک فرانک نایت از 400 بنگاه بین‌المللی نشان می‌دهد بیش از نیمی از آنها انتظار دارند در سه سال آینده سهم فضاهای گردهمایی و همکاری جدید در شرکت بالا برود. شرکت تجهیزات مخابراتی نوکیا در فنلاند می‌گوید از سال آینده 70 درصد از فضای اداری به کارهای گروهی اختصاص خواهد یافت. بنگاه ذخیره ابری دراپ باکس (Drop box) ساختمان مرکزی خود در سانفرانسیسکو را به فروش رسانده است. در محل جدید که به آن استودیو می‌گویند اتاق‌های بزرگ کنفرانس با چیدمان قابل جابه‌جایی تعبیه می‌شوند. در حالی که اکثر افراد در نظرسنجی‌ها می‌گویند که طرفدار کار ترکیبی هستند آنها در زمینه جلسات اختلاف نظر زیادی دارند. بیشتر افراد ترجیح می‌دهند گردهمایی‌های بزرگ به صورت مجازی باشند اما این ترجیح با توجه به جنسیت تغییر می‌کند. حدود 44 درصد از مردان و 33 درصد از زنان طرفدار برگزاری حضوری جلسات بزرگ هستند. مطالعات نشان می‌دهند که زنان کمتر در جلسات صحبت می‌کنند و همان صحبت اندک نیز توسط مردان قطع می‌شود. در مورد جلسات کوچک نسبت طرفداران برگزاری حضوری و مجازی مساوی بود. در برخی کشورها فرهنگ کاری کاملاً با فضای مجازی مخالف است. به عنوان مثال، 41 درصد از کارمندان فرانسوی اصرار دارند که در جلسات حضوری شرکت کنند.  درمجموع یک چیز قطعی است. تعداد زیاد جلسات دردناک است: برای مدیران، چون باید زمان‌بندی کنند و برای کارکنان چون باید حضور داشته باشند.

منبع: اکونومیست