بیانیه یک مدیر برای 2020

آغاز سال جدید به‌طور سنتی زمان اتخاذ تصمیمات مهم برای تغییر رفتار است. البته افراد به ندرت به آنها عمل می‌کنند اما بارتلبی (نویسنده‌ مطلب) از روی خوش‌بینی هشت پیشنهاد را به مدیران ارائه می‌‌دهد. کارهایی که آنها باید در سال 2020 انجام دهند.

1- اندکی به تحسین بپردازید. افراد صرفاً برای پول کار نمی‌کنند. آنها دوست دارند ببینند نقش ارزشمندی در انجام امور دارند. لازم نیست هر روز تحسین کنید و آن را متوجه همگان سازید. کار ویژه‌ای را که یک کارمند به انجام رسانده انتخاب کنید. کاری که مهارت یا تلاش بیشتری لازم داشت. سپس آن را برجسته سازید به گونه‌ای که دیگران صدای تحسین و تمجید شما را بشنوند. این امر به ویژه برای کارکنان رده پایین موثر خواهد بود چراکه آنها بیش از دیگران در مورد وضعیت و جایگاهشان نگران و مضطرب هستند. 2- به خاطر داشته باشید که شما لحن و روش رفتار را تعیین می‌کنید. اگر مدیر عصبانی باشد و زیاد فحش بدهد دیگران آن را به عنوان رفتار قابل قبول تلقی می‌کنند. اگر مدیران با کارکنان ارتباط نداشته باشند از دریافت بازخوردهای سودمند محروم می‌مانند. اگر آنها به وعده‌هایشان عمل نکنند کارکنان همکاری کمتری نشان خواهند داد و اگر مدیری به‌طور مداوم کارمندی را تحقیر کند آن فرد به احتمال زیاد احترام همکارانش را از دست خواهد داد. در مقابل، یک مدیر آرام و گشاده‌رو مدیر یک اداره آرام و باز خواهد شد. 3- شما هستید که به خرابکاری‌ها پایان می‌دهید. اگر یکی از اعضای تیم مرتکب اشتباهی شود باید آن را اصلاح کرد و مدیر مسوول چنین اصلاحی است. ممکن است آن اشتباه به خاطر ناکافی بودن دستورالعمل یا واگذاری کار به فرد نامناسب صورت گرفته باشد. بنابراین هم مدیر و هم آن فرد خاطی باید از آن اشتباه درس بگیرند. 4- اولویت‌های سال آینده خود را مشخص و دیگران را از آنها مطلع سازید. آیا شرکت (یا واحد اداری) قصد دارد محصول جدیدی را معرفی کند؟ یا فروش محصولات موجود را بالا برد؟ یا هزینه‌ها را کنترل کند؟ اگر شما مطمئن نباشید کسانی که برای شما کار می‌کنند نیز هیچ نظری نخواهند داشت. این وضعیت به هدر رفتن تلاش‌ها می‌انجامد.  5- به این منظور از واژه‌های تخصصی اجتناب کنید. استفاده از کلمات پرطمطراق و کلمات اختصاری پیچیده به جای شفاف کردن موضوع بر ابهامات می‌افزاید. تجربه بارتلبی نشان می‌دهد افراد هنگامی از زبان مبهم بهره می‌برند که حرف واضحی برای گفتن ندارند. اگر قصد دارید یک اعلامیه کلی برای تمام کارکنان بفرستید با دقت به آن نگاه کنید و از خود بپرسید اگر امروز اولین روز کاری من باشد این اعلامیه را خواهم فهمید؟ اگر پاسخ منفی است زبان آن را ساده‌تر سازید. جمله مشهور جرج اورول را به خاطر داشته باشید: «اگر برای یک عبارت خارجی، واژه علمی یا لغت تخصصی معادل ساده‌ای در انگلیسی دارید از کاربرد آن بپرهیزید.» این توصیه در مورد دیگر زبان‌ها نیز مصداق دارد. 6- به حرف کارکنان گوش دهید. آنها افرادی هستند که با مشتریان و عرضه‌کنندگان سروکار دارند و با دیوان‌سالاری سازمان دست و پنجه نرم می‌کنند. بازخورد آنها سودمند است و نباید دریافت بازخورد به نظرسنجی‌های سالانه محدود شود. شما کارکنان را به خاطر دانش و مهارتشان استخدام کرده‌اید بنابراین یاد بگیرید که به این دانش و مهارت اتکا کنید. اگر نمی‌توانید به قضاوت آنها اعتماد کنید پس افراد اشتباهی را به‌کار گرفته‌اید. اگر دوست ندارید به حرف کارکنان گوش دهید بروید و کسب‌وکاری انفرادی به راه اندازید. 7- جلسه‌ها را کوتاه کنید. هر جلسه باید به اندازه یک نمایش کمدی کوتاه باشد نه یک فیلم به کارگردانی اسکورسیزی. قانون بارتلبی می‌گوید 80 درصد از وقت 80 درصد از حاضران در جلسات تلف می‌شود. اگر به این ارقام شک دارید آخرین جلسه بزرگی را که در آن حضور داشتید به خاطر آورید. آیا همه حاضران صحبت کردند یا فقط تعداد کمی کل بحث‌ها را انجام دادند؟ چند نفر از حاضران به صفحه تلفنشان چشم دوخته‌ بودند؟ تعداد زیادی از حاضران در جلسه فقط به خاطر حس وظیفه‌شناسی یا ترس از عقب‌ ماندن از چیزی در آن شرکت می‌کنند. هدف از برگزاری جلسه چیست؟ اگر هدف به‌روزرسانی اطلاعات افراد در مورد پیشرفت کار باشد می‌توان آن را با ای‌میل یا گفت‌وگوی رودررو انجام داد ضمن اینکه گفت‌وگوی رودررو مزیت صحبت با کارکنان را نیز در بطن خود دارد. جلسات بزرگی را که به حضور کلیه کارکنان نیاز دارد باید فقط به اموری مانند خرید یک شرکت یا اعلام مازاد کارکنان اختصاص داد.  8- تمرینات تیم‌سازی را کنار بگذارید. بازی پینت‌بال در جنگل، برگزاری دوره مقابله با حملات، ساخت مدل ساختمان امپایر استیت (Empire State) با چوب کبریت و کارهای دیگری از این قبیل جذابیتی ندارند. علاوه بر این کارکنان دوست ندارند تعطیلات آخر هفته جایی بروند. آنها ترجیح می‌دهند در منزل و نزد خانواده بمانند. بهتر آن است که یک تیم بسازید و به اعضای آن توضیح دهید چه انتظاری از آنان دارید. این کار کم‌هزینه‌تر است و زمان کمتری از وقت ارزشمند افراد را می‌گیرد.

آیا پیروی از این هشت قاعده بلافاصله به موفقیت در کسب‌وکار می‌انجامد؟ البته که نه. اگر شرکت یک محصول جذاب یا یک برنامه مناسب کسب‌وکار نداشته باشد هیچ‌کدام از اینها به درد نمی‌خورد. اما این قواعد می‌توانند شرکت شما را به مکانی کارآمدتر و خوشایند برای کار تبدیل سازند و این خود هدفی منطقی برای سال 2020 خواهد بود.

منبع: اکونومیست