چگونه از اکسس برای حسابداری استفاده کنیم؟

 یکی از برنامه های پایگاه داده که کاربردهای متعددی در دنیای کسب و کار، مایکروسافت اکسس است. به همین دلیل برای انجام کارهای حسابداری نیاز به آموزش اکسس دارید که در این مقاله تا حدی به آن پرداخته‌ایم.

کاربرد اکسس در حسابداری

در کسب و کارهای مختلف مدیران می‌توانند از دوره اکسس مقدماتی برای ایجاد دیتابیس کارمندان خود استفاده کنند. با این کار است که اطلاعات حقوق و دستمزد، بودجه و سایر اطلاعات آماری را بطور یکجا در اختیار می‌گیرند. در همین جهت است که حسابداران حرفه‌ای در مشاغل ضمن استفاده از اکسل، برای ردگیری صورتحساب‌ها، بازبینی حساب‌ها و بررسی وضعیت مالی شرکت دیتابیس های اکسس را نیز مد نظر می‌گیرند.

هنگامی که جدول های اکسس از اطلاعات اساسی پر شد، حال نوبت به حسابداران می‌رسد که کوئری‌های دلخواه و فرم‌های مختلف را بسازند تا یافتن اطلاعات موردنیاز بسیار آسان‌تر شود. هم‌چنین فرصت نوشتن لیستی از فیلدهایی که مایلید در دیتابیس‌تان داشته باشید، برای شمای حسابدار فراهم شده است. فیلدهای ایجاد شده بر اساس نیاز‌ها حاوی مبلغ پرداختی، نام مشتری، تاریخ پرداخت، شرایط و یک فیلد برای سایر یادداشت‌ها خواهد بود. بنابراین بهتر است این بار در آموزش اکسس به سراغ کاربرد آن در حسابداری بروید.

آموزش روش استفاده از اکسس در حسابداری

برای اینکه بتوانید از access در حسابداری استفاده کنید باید مراحلی کلی را پشت سر بگذارید که در ادامه به آن‌ها پرداخته می‌شود.

1. ایجاد فیلدها

در اول راه مایکروسافت اکسس را باز کنید و به بخش Tables مراجعه فرمایید. گزینه مربوط به ایجاد جدول را انتخاب نمایید. با زدن این گزینه یک Grid به نمایش در می‌آید که در آن می‌توان برای هر فیلد  یک نام و توضیح نوشت. سپس در دیتابیس‌تان در کنار هر فیلد، روی منوی کشویی کنار Data Type کلیک کنید. این گزینه برای تعیین فرمت هر فیلد به عنوان ارز، عدد یا متن مورد استفاده قرار می‌گیرد.

1. مرتب سازی داده ها

دیگر قابلیت این نرم‌افزار در آموزش اکسس امکان استفاده از فیلد داده‌ها و زمان برای چیزهایی همانند تاریخ‌های سررسید خواهد بود. مرحله بعد بررسی لیست فیلدها در دیتابیس است و هم‌چنین می‌توانید آن فیلدهایی که نیاز است را اضافه نمایید. اگر از همان ابتدا برآورد کنید که چه فیلدهایی مورد نیازتان است، کار آسان‌تر خواهد بود؛ بنابراین بعدا مجبور نمی‌شوید که برگردید و فیلدهای جدیدی را به دیتابیسی اضافه کنید که صدها یا هزاران ثبت دارد. پس باید حواس خود را جمع کنید که از همان ابتدا همه فیلدها را بسازید. در ادامه راه کلیک بر روی Save، درج نام برای سند حسابداری و سپس کلیک بر روی Ok را در پیش بگیرید.

1. ایجاد فرم

 بعد از همه‌ی کارها، به بخش Forms پنجره اکسس access رفته و گزینه Form Wizard Option را انتخاب کنید. برای ایجاد فرم‌ ساده ورود داده، بر اساس فیلدهایی که در جدول است از Form Wizard استفاده کنید. این فرم نمایش داده برای افزودن اطلاعات جدید به جدول مورد استفاده قرار می‌گیرد. بعد از وارد کردن اطلاعات به درون فرم ورود، اطلاعات بطور خودکار به جدول وصل شده به آن منتقل می‌شود.

1. ساخت کوئری ها

در ادامه به بخش کوئری‌ها وارد و ساخت آن‌ها را شروع کنید. ساخت کوئری‌ها دیتابیس حسابداری شما را کاربردی‌تر خواهد کرد. در آموزش اکسس گفته می‌شود که از query wizard برای ساخت کوئری اولیه استفاده می‌کنند. بعد از آن کوئری‌ ساخته شده را ذخیره و با یک کلیک راست بر روی آن Design View را انتخاب کنید تا تغییرات مورد نظر اعمال گردند. دیگر ویژگی ساخت کوئری نمونه تاریخ سررسید آن است که می‌توان در آن تاریخ شروع و تاریخ پایان را به عنوان اطلاعات وارد نمود. بنابراین برای بررسی تاریخ‌های سررسید پرداخت‌ها و حساب‌هایی که باید وصول شوند، از آن‌ها کمک گرفته می‌شود.

کاربرد اکسس در حسابداری

مانند انجام عمل sum of debit  در اکسل، می‌توان نرم‌افزار‌های قابل اجرا در اکسس را مورد بررسی قرار داد تا کاربردهای آن در حسابداری کاملا توجیه شوند. کاربردهای اکسس در حسابداری را می‌توان در یک فروشگاه، شرکت بزرگ، مدارس و حتی یک دفتر روزنامه مورد بررسی قرار داد. تعدادی از این کاربرد ‌ها عبارتند از:

• آموزش حسابداری اکسس در فروشگاه

یک نرم افزار ساده فروشگاهی با اهداف آموزش در این زمینه، همان آموزش حسابداری فروشگاه با اکسس است. چنین پروژه‌ای توضیحاتی مربوط به طراحی جداول، فیلدها و مشخصات آنها، برقراری روابط بین جداول، طراحی پرس‌و‌جوها، فرم‌ها، گزارشات و کدهای برنامه‌نویسی جهت مشخص کردن عملکرد فرم‌های ورود داده و … را شامل می‌شود. هم‌چنین در آن یک عمل شبیه‌سازی به‌صورت بسیار ساده مد نظر است. به این معنا که یک Server که دیتابیس‌ از نوع Microsoft Access است، یک فروشگاه را شبیه‌سازی می‌کند. این پروژه به طور کلی شامل سه قسمت اصلی را شامل می‌شود:

1. دارای پوشه محتوی فایل پایگاه دادۀ کلاینت است که محل ذخیره داده های وارد شده به آن توسط کاربران انجام گرفته است.

2. پوشه محتوی فایل پایگاه داده این بار همانند قبل اما به عنوان پایگاه داده سرور شناخته می‌شود.

3. دیگر بخش نیز فایل. برنامه است که تمامی اجزای دیگر شامل، پرس‌وجوها، فرم‌های ورود داده و کدهای برنامه‌نویسی را در خود دارد و به عنوان رابط کاربری برنامه وارد عمل می‌شود.

علاوه بر تمامی این‌ها برای انجام خودکار کارهای ضروری ترکیب ماکرو، کد VBA و پرس‌وجوها اتفاق افتاده است. هم‌چنین با باز بودن سورس برنامه امکان ایجاد تغییرات نیز فراهم شده است. به‌علاوه ضمن فرم اصلی دکمه‌هایی برای فرمان دسترسی به سایر فرم‌ها و گزارشات را دارد.

• MS Access حسابدار دخل و خرج شخصی تحت اکسس

این برنامه در آموزش اکسس یک فرآیند ساده در ذخیره و گزارشگیری تراکنش های مالی شخصی است. یکی از ویژگی‌های فوق‌العاده آن این است که حافظه قابل حملی در برنامه قابل کپی است. بنابراین شما می‌توانید آن را همیشه همراه خود داشته باشید و هر زمان از آن استفاده کنید. سپس باید تعریف حسابها و اشخاص طرف حساب انجام شود و گروه‌بندی‌هایی بابت هزینه و درآمد ایجاد گردد. حال برای ذخیره سازی فرم اصلی، هزینه ها، درآمدها، دریافت ها و پرداخت ها و نقل و انتقالات بین حساب های شخصیتان دکمه &nbsp را فشار دهید. بنابراین فهرست حسابها و گزارشات متنوع در هر زمان گرفته شده و در صورت لزوم قابل چاپ هستند. حتی می‌توانید از آن‌ها خروجی اکسل تهیه کنید.

• نحوه استفاده از جدول فهرست حساب‌ها در اکسس

یکی از کاربردهای آموزش اکسس در حسابداری استفاده از جدول فهرست حسابها است. برای این کار باید مراحل زیر را طی کنید:

1. ابتدا در جدول Account List چند کوئری را استخراج کنید؛ به این ترتیب که در منوی Create و بعد از آن گزینه سایر یعنی Other زیر منوی Query Wizard را انتخاب کنید.

2. بعد از آن در Table با انتخاب New Query جدول جدید را انتخاب و سپس بر روی گزینه‌ی  Simple Query wizard کلیک نمایید.

3. در انتها هم با زدن کلید ok  وارد کادر بعدی بنام Simple Query wizard می‌شوید.

4. برای اینکه بتوانید به جدول  Account List  که قبلا ایجاد کرده‌اید دسترسی پیدا کنید، از قسمت Tables /Queries مثلث کوچک combo را انتخاب نمایید. آموزش اکسس در این مرحله کلیه آیتم‌های مربوطه را وارد قسمت Avail able fields می‌کند.

• نحوه گزارش گیری در اکسس

باید توجه شود که گزارشات اکسس در حسابداری باید شامل ترازنامه مانند تراز کل، تراز معین، تراز تفصیلی و تراز فرعی به طور جداگانه باشد. بنابراین به طور جداگانه آیتم‌های هر کدام را انتخاب و نام‌گذاری کنید. به این مرحله تهیه تراز در اکسس گفته می‌شود که در آن بعد از انتخاب آیتم ها و نام گذاری جداگانه به قسمت selected fields انتقال داده و گزینه Next زده می‌شود.

حال کادر جدید بنام simple Query wizard باز می شود. شما می‌توانید هر گزینه‌ای را انتخاب کنید؛ اما در این مرحله از آموزش اکسس گزینه Detail (shows every field of every record مد نظر است. برای وارد شدن به مرحله بعد next را انتخاب کنید و یک عنوان در قسمت what title do you want for your Query مانند تراز آزمایشی وارد کنید.

بعد از آن در بخش پایین open the query to view information وارد و کلید Finish  را بزنید. در این زمان گزارش ایجاد شده ناقص است. بنابراین در ادامه روی کوئری تراز آزمایشی کلیک و گزینه Design view  از قسمت view را انتخاب کنید. در این زمان جدول مربوطه ایجاد شده که باید برای از بین بردن فضای خالی مربوط به آیتم های غیر از تراز نامه در جدول، در قسمت پایین زیر کد ترازنامه قسمت Criteriaعلامت 0< بزرگتر از صفر درج شود. سپس مجددا روی گزینه View کلیک و نتیجه کار را تحویل بگیرید. گزارش شما فقط شامل کد و شرح ترازنامه است.

مزیت استفاده از اکسس در حسابداری

آموزش اکسس به عنوان یک برنامه پایگاه داده می تواند کاربردهای زیادی در دنیای تجارت داشته باشد که عبارتند از:

• این برنامه بیشترین کمک را به مدیران کسب و کارها کرده تا بتوانند از Access برای ایجاد یک پایگاه داده کارکنان استفاده کنند.

• با استفاده از اکسس است که اطلاعاتی مانند حقوق و مزایا، دستمزد، بودجه و سایر اطلاعات آماری به سرعت در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرند.

• ضمن استفاده از اکسل، اکسس در حسابداری با افراد حرفه‌ای برای ردیابی فاکتورها، بررسی حساب ها و ارزیابی وضعیت مالی شرکت کمک می‌کند.

• هنگامی که جدول‌ها از داده‌های اولیه پر شوند، حسابداران می‌توانند پرسشنامه‌ها و فرم‌های سفارشی‌سازی شده را ایجاد کنند؛ به این ترتیب است که یافتن اطلاعات مورد نیاز را بسیار آسان‌تر می‌کنند.

• هم‌چنین در اکسس امکان تهیه انواع گزارش ها و ذخیره آنها وجود دارد؛ بنابراین توانید با فراخوانی گزارش تنها در کسری از ثانیه به نتایج دلخواه برسید.

• از طرفی دیگر اکسس از نرم‌افزارهای درآمد برای سازمان ها و شرکت هایی است که در زمینه فروش فعالیت می کنند؛ در این صورت است که اطلاعاتی مانند مبلغ بدهکار، اطلاعات محصول، تعداد فروش، مبلغ بستانکار، قیمت‌ها و.... و هم‌چنین اطلاعات تمامی مشتریان ثبت خواهد شد.

• ویژگی که اکسس را نسبت به سایر نرم‌افزار‌ها در این زمینه بالا می‌برد این است که نه تنها اطلاعات را طبقه بندی می‌کند، بلکه می تواند بین هر یک از آنها ارتباط برقرار نماید. بنابراین گزارش های دقیق و مفصلی به دست می‌آورد؛ به همین دلیل است که آموزش اکسس و تسلط بر آن از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

جمع بندی

اکسس از نمونه نرم‌افزار‌هایی است که با جمع آوری اطلاعات و داده‌ها و ذخیره آن‌ها، سپس ایجاد ارتباط بین داده‌ها در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طوری کلی می‌توان گفت این نرم‌افزار از اهمیت بالایی در حسابداری برخوردار است. بنابراین آموزش اکسس جز واجبات برای مدیران و حسابداران یک کسب و کار به حساب می‌آید.