چگونه نرم افزار حسابداری کار های مارا تسهیل می کند

به مرور زمان که کسب و کار شما بزرگتر می شود و گسترش می یابد، داده های مالی شما نیز به همان اندازه گسترده تر و پیچیده تر می شود.

در این صورت صاحبان مشاغل برای انطباق دادن کسب و کار خود با داده های پیچیده مالی جهت تصمیمیات استراتژیک برای رقابت و ارتقا برند خود در بازار رقابتی، باید فراتر از انجام عملیات های حسابداری به صورت دستی - سنتی فکر کنند که راه حل آن خرید نرم افزار حسابداری مقیاس پذیر با پشتیبانی قوی است.

در این مقاله قصد داریم چند تا از مهمترین مزیت های استفاده از نرم افزار حسابداری در انواع کسب و کار ها را برایتان شرح دهیم. با ما همراه باشید.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

صرفه جویی در زمان

بخش اعظمی از فعالیت های روزانه ای که یک حسابدار سنتی انجام می دهد به صورت دستی و تکراری است. برای مثال :

- نوشتن پیش فاکتور و فاکتور دستی برای هر فروش

- یادآوری تاخیر در پرداخت مشتریان

- ردیابی تراکنش ها و ثبت آن ها داخل دفتر حسابداری

- جمع دریافتی ها و تطبیق دادن آن ها با موجودی حساب خود

- مغابرت گیری بانک

- کنترل سررسید چک ها

- و...

اما با نرم افزار حسابداری شما می توانید تمامی این فعالیت ها را به صورت خودکار و بدون محاسبه دستی انجام دهید و در صورت لزوم گزارشات مدیریتی ای همچون سود و زیان کسب و کار خود را داشته باشید.

در این زمینه برخی از نرم افزار های مالی در بازار مانند نرم افزار حسابداری میزان امکانات ویژه و رقابتی ای در اختیار مشتریان خود قرار داده اند از جمله امکان صدور سند های حسابداری، فاکتورهای فروش، رسید انبار و... با بارگزاری فایل اکسل آن ها در قسمت های مربوطه.

یکی دیگر از امکانات بارزی که این نرم افزار در اختیار حسابداران قرار می دهد، امکان مغایرت گیری بانک به صورت خودکار است. با توجه به اینکه سامانه های اینترنت بانکی خروجی اکسل را در اختیار کاربران خود می گذارند، در این قسمت نرم افزار میزان با بارگزاری فایل اکسل تهیه شده از اینترنت بانک، مغایرت گیری با دفتر حساب بانک مربوطه را خودکار برایتان انجام می دهد.

بهبود دقت در حسابداری

نرم افزار های حسابداری به دلیل اینکه محاسبات و ساخت گزارشات را به صورت خودکار انجام می دهند، از حسابداری به روش سنتی دقیق تر هستند.

وقتی نرم افزار برایتان به صورت آنی مجموع درآمد ها و هزینه ها و سایر حساب ها را محاسبه می کند، شما شانس کمتری برای خطا خواهید داشت و مسلما تصویر واضح تری از کسب و کار مجموعه خود دارید.

به عنوان مثال تصور کنید زمانی بخواهید در یکی از سوابق مالی خود تغییری ایجاد کنید، علاوه بر تغییر دادن آن به صورت دستی، مجبور هستید تراکنش های مربوط به آن را صفحه به صفحه بگردید و پیدا کنید که بتوانید آن ها را نیز تغییر دهید!

اما در عوض اگر با نرم افزار تغییری در سوابق خود ایجاد کنید، صورت های مالی و گزارش های شما نیز به صورت خودکار و لحظه ای بروزرسانی می شوند و تغییراتی که اعمال شده را به شما منعکس می کنند.

با وجود داشتن امکاناتی مانند مرور حسابها از سطح گروه حسابها تا آخرین سطح تفضیلی ، دفاتر حساب ها و حتی ماهیت حساب ها، کنترل حسابها و سند ها در نرم افزار میزان براحتی برایتان امکان پذیر می شودکه این گونه هم داده های خود را عاری از خطا نگه می دارید و هم در زمان خود صرفه جویی می کنید.

کمک به محیط زیست با مصرف کمتر کاغذ و سرعت عمل

استفاده زیاد از کاغذ همواره بسیار پر هزینه بوده و در عین حال به محیط زیست صدمه میزند. اما با استفاده از نرم افزار حسابداری شما می توانید با یک کلیک ساده تمامی گزارش ها و سند های مورد نیاز خود را در قالب فایل های اکسل یا PDF تهیه نموده و آن ها را برای مدیران خود ارسال نمایید و دیگر از استفاده از کاغذ بی نیاز باشید.

به طور مثال در این راستا نرم افزار حسابداری میزان امکان تهیه خروجیهای PDF و اکسل از کنترل ماهیت های حساب خود و گزارشات نموداری ماهانه از حسابهای دلخواه را در اختیار کاربران خود قرار داده و همچنین می توانید فیش های حقوقی پرسنل را بدون نیاز به چاپ گرفتن و از طریق ایمیل به تک تک آن ها ارسال کنید.

از جمله مزیت های بزرگ استفاده از نرم افزار حسابداری این است که تمامی داده های مالی اعم از سند های حسابداری، صورت های مالی و گزارش های شما در یک مکان نگه داشته می شود و ارجاع به تراکنش های گذشته را برایتان ساده تر می کند. بنابراین زمان خود را برای کند و کاو کردن میان کاغذ ها یا صفحات گسترده تلف نخواهید کرد و سرعت عملتان بسیار بالا می رود.

تهیه گزارشات مالی برای سازمان های مربوطه

یک نرم افزار مالی جامع، باید گزارشات مورد نیاز مجموعه را جهت ارائه به سایر سازمان ها در اختیار واحد مالی(حسابداری) قرار دهد. با داشتن سوابق حسابداری دقیق، گزارش ها و صورت های مالی به روز، جمع آوری اسناد و اطلاعات مورد نیاز برای رسیدگی مالیاتی برایتان بسیار ساده می شود.

برای مثال در نرم افزار میزان میتوان به تهیه و چاپ دفاتر روزانه و دفتر کل ( دفاتر قانونی ) به صورت روزانه - ماهانه و در قالب فیزیکی دفاتر مربوطه اشاره نمود، که قابلیت این را نیز دارد که عینا آن ها را در دفاتر مربوطه وارد کنید. تهیه گزارشات مورد نیاز شرکت های حسابرسی مانند صورت گردش کالا ، گزارشات تجمعی حقوق و ... نیز از دیگر امکانات این نرم افزار می باشد.