مدیر داخلی کیست و چه نقشی در سازمان‌ها ایفا می‌کند؟

 یک مدیر اجرایی به دلیل مشغله زیاد و نوع فعالیت‌هایی که باید به طور روزانه انجام بدهد، زمان و تمرکز کافی برای مدیریت و ایجاد رابطه مستقیم با منابع انسانی را نخواهد داشت.

در چنین شرایطی وجود مدیر داخلی به عنوان رابط بین مدیر اجرایی و کارکنان برای پیشبرد اهداف و کارهای مورد نظر سازمان ضروری است. در این مقاله با نقش و وظایف مدیر عامل و اهمیت این موقعیت شغلی در سازمان‌ها آشنا خواهید شد.

مدیر داخلی به چه کسی گفته می‌شود؟

مدیر داخلی فردی است که زیر نظر مدیر اجرایی شرکت یا سازمان بر فعالیت‌های کارکنان و مسائل و مشکلات سازمان نظارت داشته و به طور مستقیم به مدیر اجرایی گزارش می‌دهد. مدیر داخلی در کنار کارکنان یک شرکت یا سازمان مشغول به فعالیت شده و وظیفه دارد بر تمامی فرآیندها نظارت داشته باشد تا در صورت وجود مشکل مدیران رده بالاتر را مطلع کند.

مدیر داخلی در واقع مسئول هماهنگی ها و برقراری ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی است. یک مدیر داخلی از طرفی درخواست‌ها و مسائل کارکنان را به گوش مدیران اجرایی می‌رساند و از طرف دیگر با مشتریان و شرکای تجاری جهت پیشبرد اهداف سازمان در ارتباط است.

شرح وظایف و مسئولیت‌های مدیر داخلی

یک مدیر داخلی در سازمان به طور روزانه وظایف و مسئولیت های مشخصی برعهده دارد که جزئیات آن در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف می‌تواند متفاوت باشد. برای آشنایی بیشتر با وظایف و مسئولیت‌ها و میزان حقوق مدیر داخلی می‌توانید سری به آگهی‌های استخدامی این شغل بزنید. به منظور مشاهده آگهی استخدام مدیر داخلی در جاب ویژن اینجا را ببینید.

 به طور کلی مدیر داخلی این وظایف و مسئولیت‌ها را بر عهده دارد:

• انجام هماهنگی‌ها بین کارفرما و کارکنان

• نظارت بر فرآیندهای سازمان و ارائه گزارش به مدیران

• تخصیص، بهینه‌سازی و نظارت بر منابع

• نظارت بر نحوه عملکرد واحدهای مختلف

• مدیریت امور کارکنان، انتقال مسائل و پیام‌ آن‌ها به مدیران و انجام پیگیری‌ها

• تصمیم گیری در رابطه با نحوه تخصیص بودجه سازمان

• برقراری ارتباط برون سازمانی و مدیریت امور مربوط به شرکا و مشتریان سازمان

• ارائه شرح شغل و طبقه بندی وظایف و مسئولیت‌های کارکنان واحدهای مختلف

• انجام هماهنگی‌های لازم با واحد برنامه‌ریزی

• ثبت اسناد مالی و مشخصات مربوط به پروژه‌ها و قراردادها

• رسیدگی به شکایات مشتریان و شرکای سازمان

• کار با نرم ‌افزارهای مدیریتی و حسابداری

• تنظیم قراردادها

مهارت‌های نرم مورد نیاز مدیر داخلی

عملکرد موفق یک مدیر داخلی به ویژگی های شخصیتی، تجربه و مهارت‌های نرم او بستگی دارد. تقویت مهارت‌های نرم مثل توانایی در برقراری ارتباط صحیح، رعایت آداب معاشرت، تعهد، مسئولیت‌پذیری و غیره به موفقیت در هر حوزه‌ای (شخصی و کاری) منجر می‌شود. یک مدیر داخلی باید این مهارت‌ها را داشته و یا در خودش تقویت کند:

تعهد و مسئولیت‌پذیری

مهم‌ترین ویژگی شخصیتی یک مدیر، داشتن حس مسئولیت و احساس تعهد به سازمان و افراد حاضر در آن است. یک مدیر داخلی باید نسبت به پیشرفت سازمان متعهد بوده و به طور کلی در قبال سازمان و خصوصا نیروهای انسانی آن مسئولیت پذیر باشد. زمانی که مشکلی در فرآیندها و یا برای کارکنان سازمان پیش می‌آید، مدیر داخلی باید ضمن پذیرش مسئولیت، متعهدانه برای رفع مشکل تلاش کند.

مدیریت زمان

داشتن مهارت مدیریت زمان نه تنها در مدیران، بلکه برای هر فرد فعالی ضروری است. ممکن است وقت‌شناسی و خوش قولی به عنوان یک ویژگی شخصیتی که برخی افراد دارای آن هستند شناخته شود، اما این دو ناشی از توانایی مدیریت زمان هستند که هر فردی می‌تواند در خودش تقویت کند. یک مدیر داخلی به طور روزانه مسئولیت‌های زیادی برعهده دارد که باید بتواند آن‌ها را براساس اولویت و در زمان تعیین شده انجام بدهد؛ در نتیجه داشتن مهارت‌های مدیریت زمان و سازماندهی برای مدیر داخلی حائز اهمیت است.

روابط عمومی

از آنجایی که کار مدیر داخلی به دو بخش مهم روابط درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شود، داشتن روابط عمومی خوب و توانایی بالا در برقراری ارتباط موثر با سایرین در این موقعیت شغلی بسیار اهمیت پیدا می‌کند. یک مدیر داخلی وظیفه برقراری ارتباط با افراد درون و بیرون سازمان و اطلاع رسانی درباره فعالیت‌های سازمان را برعهده دارد؛ در صورتی که مدیر داخلی در برقراری ارتباط توانمند نباشد در انجام وظایفش دچار مشکل خواهد شد.

حل تعارض

ایجاد تعارض در هر فضایی که افراد مختلفی در آن فعالیت می‌کنند اجتناب ناپذیر است. یک مدیر داخلی توانمند باید مهارت حل تعارض را در خود داشته و بتواند نقش تعیین کننده‌ای در حل اختلافات و تعارضات ایجاد شده در سازمان بین کارکنان، یا بین مدیران و کارکنان ایفا کند. وجود مهارت حل تعارض در مدیر داخلی مانع از بحرانی شدن اوضاع در شرکت یا سازمان خواهد شد.  

روحیه کار گروهی

فردی که انجام فعالیت‌های مستقل و بدون همکاری دیگران را ترجیح می‌دهد، برای موقعیت شغلی مدیر داخلی مناسب نخواهد بود. توانایی کار تیمی یکی از مهارت‌های مهمی است که هر فرد شاغلی باید در خودش تقویت کند. بدون شک رسیدن به اهداف و موفقیت هر شرکت و سازمانی در گرو کار گروهی و همکاری بین اعضای آن است؛ در نتیجه داشتن توانایی مدیریت تیم و انجام کار به عنوان عضوی از یک تیم برای یک مدیر داخلی بسیار حائز اهمیت است.

رهبری

مهارت رهبری به معنی داشتن توانایی برای ایجاد انگیزه در افراد، هدایت و راهنمایی و کمک به آن‌ها در جهت رسیدن به یک هدف است. مدیری که خود را بالاتر از دیگران دانسته و به جای انگیزه دادن به افراد سازمان آن‌ها را دائما مورد نظارت شدید و انتقاد قرار بدهد باعث آسیب‌های زیادی به سازمان خواهد شد.

تطبیق‌پذیری

یکی دیگر از مهارت‌های نرم مورد نیاز مدیر داخلی، تطبیق پذیری است. تطبیق پذیری به معنی داشتن توانایی در سازگاری با تغییرات و شرایط مختلف است. ایجاد تعارض، بحران‌های داخلی و خارجی، محیط پویا و دائما در حال تغییر کسب و کارها نیازمند وجود مدیرانی است که در سازگاری با شرایط مختلف توانمند بوده و بتوانند مسائل را به درستی مدیریت کنند.

وجود مدیر داخلی در چه سازمان‌هایی اهمیت بیشتری دارد؟

تمامی سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسات برای رسیدن به اهداف مورد نظر و رشد و پیشرفت نیاز به یک مدیر داخلی توانمند دارند. از فروشگاه‌های بزرگ گرفته تا مهدکودک‌ها، کارخانجات و نهادهای خصوصی و دولتی دیگر، حضور یک مدیر داخلی باتجربه برای پیشبرد کارها ضروری است. مدیران داخلی در هر سازمانی در کنار وظایف عمومی، وظایف تخصصی متفاوتی را برعهده خواهند داشت.

مدرک تحصیلی مورد نیاز در استخدام مدیر داخلی

بسته به سازمانی که قصد فعالیت در آن را دارید تحصیلات می‌تواند اهمیت بیشتر یا کمتری داشته باشد. به طور کلی، فردی که قصد فعالیت به عنوان مدیر داخلی را دارد باید حداقل مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های مرتبط مدیریتی داشته باشد. در برخی از نهادها مثل بیمارستان، علاوه بر تحصیلات و مهارت‌های مدیریتی، تحصیلات یا سابقه کاری مرتبط و تسلط بر حوزه فعالیت برای مدیر داخلی یک ضرورت است. به طور کلی، در سمت‌های مدیریتی علاوه بر تحصیلات، داشتن تجربه و تبحر کافی در مدیریت ملاک مهمی در استخدام محسوب می‌شود.

جمع بندی

مدیر داخلی هماهنگ کننده و سازمان دهنده اصلی فعالیت‌های درونی و بیرونی شرکت یا سازمان به شمار می‌آید. یک مدیر داخلی باتجربه و توانمند می‌تواند تاثیر اساسی در رشد و پیشرفت شرکت و افزایش رضایت کارکنان داشته باشد. وجود مدیران داخلی در هر نهاد، سازمان و شرکتی یک ضرورت محسوب می‌شود.